Règles régissant le remboursement des dépenses engagées parvles ministres, les chefs de l'opposition et autres personnes

 

PARTIE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

 Autorité

 1. Ces règles font suite à un décret aux termes de l'article 5 de la Loi de 2002 sur l'examen des dépenses des ministres et des chefs d'un parti de l'opposition et l'obligation de rendre compte (la Loi); elles entrent en vigueur le 1er janvier 2003.

 

Application

2. Ces règles s'appliquent aux personnes suivantes :

a. Les ministres de la Couronne (y compris les ministres sans portefeuille et les ministres associés), les adjoints parlementaires ainsi que tout employé de leur cabinet respectif;

b. Les chefs d'un parti de l'opposition reconnu ainsi que tout employé de leur cabinet respectif

 Dans ces règles, selon le contexte, les personnes dont il est fait mention à la disposition (a) désignent les " ministres et autres personnes " tandis que celles dont il est fait mention à la disposition (b) désignent les " chefs de l'opposition et autres personnes ". " Personnes désignées " désigne l'ensemble de ces personnes lorsque les règles s'appliquent aux personnes dont il est fait mention dans ces deux dispositions.

 

Objet

 3. Ces règles ont pour objet l'établissement d'un cadre régissant le remboursement des dépenses engagées par les personnes désignées dans l'exercice de leurs fonctions et devoirs officiels conformément aux articles 2 et 3 de la Loi. Dans ces règles, l'expression " dans l'exercice des fonctions et devoirs officiels " désigne :

 a. En ce qui concerne les ministres, les ministres associés et les ministres sans portefeuille, toute activité ou responsabilité jugée raisonnablement associée aux dossiers ministériels et (ou) assurée en leur qualité de membres du Conseil exécutif;

 b. En ce qui concerne les adjoints parlementaires, toute activité ou responsabilité jugée raisonnablement associée à la promotion des dossiers ministériels ou au rôle d'adjoint parlementaire;

 c. En ce qui concerne les chefs de partis d'opposition reconnus, toute activité ou responsabilité jugée raisonnablement associée au rôle de chef de l'opposition (à distinguer de celles assurées par les membres de l'Assemblée législative);

d. En ce qui concerne les employés des cabinets des personnes désignées dans les dispositions (a) à (c), toute activité ou responsabilité associée au fait d'obéir aux instructions du ministre, d'un adjoint parlementaire ou d'un chef de l'opposition, ou encore d'agir en leur nom, le cas échéant.

Portée

 4. Ces règles régissent le remboursement des dépenses engagées pour les repas, les activités de représentation, le transport et l'hôtel (ou tout autre type de logement similaire). Si une demande de remboursement vise une dépense non mentionnée dans ces règles, la pertinence de cette demande sera évaluée en fonction du principe directeur énoncé dans ces règles.

Principe directeur

5. Les personnes désignées ont droit à un remboursement des dépenses engagées dans l'exercice des fonctions et devoirs officiels si on les considère raisonnables et appropriées aux circonstances dans lesquelles elles l'ont été.

 

PARTIE 2 : RÈGLES RÉGISSANT LE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

 REMBOURSABLES

 Dispositions générales

6. Les personnes désignées ont droit à un remboursement des dépenses couvertes dans ces règles pourvu qu'elles aient été engagées dans l'exercice de leurs fonctions et devoirs officiels. Ces dépenses doivent avoir été engagées dans les circonstances suivantes :

 a. En cours de travail, à l'intérieur des périodes normales des repas ou jusqu'au repas;

 b. Aux fins d'hospitalité exprimée à l'endroit de parties externes;

 c. Aux fins de déplacement à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Ontario.

Dans ces règles, " hospitalité " désigne le fait de procurer de la nourriture et des boissons (ycompris de l'alcool), l'hébergement, le transport et autres commodités similaires. " Partie externe" désigne :

 i. En ce qui concerne les ministres et autres personnes, toute personne non membre du caucus ministériel ou non employée du gouvernement de l'Ontario ainsi que toute personne occupant un poste au sein d'un organisme, d'une commission ou d'un conseil provincial;

 ii. En ce qui concerne les chefs de l'opposition et autres personnes, toute personne non employée du caucus de l'opposition ou qui en est membre.

Travail effectué à l'intérieur des périodes normales de repas ou jusqu'au repas

 7. Les personnes désignées ont droit à un remboursement des dépenses engagées à l'intérieur des périodes normales de repas ou jusqu'au repas, pourvu que ces dépenses soient jugées raisonnables et appropriées aux circonstances. Les dépenses jugées raisonnables et appropriées doivent :

 a. Avoir été engagées dans l'exercice des fonctions et devoirs officiels;

 b. Être modestes et constituer un usage judicieux des fonds publics;

 c. Exclure tout alcool.

 8. En général, les repas pris pendant le travail doivent provenir de l'interne.

 Hospitalité exprimée à l'endroit de parties externes

 9. En leur qualité de représentants du gouvernement, les ministres et autres personnes sont censés ou doivent faire preuve d'hospitalité à l'endroit de parties externes dans l'exercice de leurs fonctions et devoirs officiels. Les situations jugées appropriées à la manifestation de gestes d'hospitalité incluent notamment :

 a. L'engagement de représentants d'autres gouvernements, de l'ensemble de la fonction publique, de l'industrie, de groupes partisans ou de syndicats dans des discussions portant sur des affaires officielles;

 b. La sensibilisation de représentants d'organismes nationaux ou internationaux et d'organismes caritatifs au sujet de l'Ontario et des réalisations de son gouvernement;

 c. La commandite de conférences officielles à l'intention de représentants d'autres gouvernements ou d'un groupement syndical ou commercial;

 d. L'hommage exprimé à des personnes éminentes de l'Ontario en reconnaissance de services exceptionnels rendus dans la fonction publique;

 e. L'organisation de cérémonies prestigieuses auxquelles sont conviés des dirigeants d'états ou de gouvernements et (ou) des personnes éminentes du secteur privé.

 10. Les chefs de l'opposition et autres personnes peuvent également exprimer leur hospitalité à l'endroit de parties externes dans l'exercice de leurs fonctions et devoirs officiels. Les situations jugées appropriées à la manifestation de gestes d'hospitalité incluent notamment :

a. L'engagement de représentants d'autres gouvernements, de l'ensemble de la fonction publique, de l'industrie, de groupes partisans ou de syndicats dans des discussions portant sur des affaires officielles;

 b. La sensibilisation de représentants d'organismes nationaux ou internationaux et d'organismes caritatifs au sujet de l'Ontario et des réalisations de son gouvernement.

11. Les personnes désignées ont droit à un remboursement des dépenses engagées en vue d'exprimer leur hospitalité à l'endroit de parties externes, y compris les gestes d'hospitalité manifestés pendant les déplacements survenant dans l'exercice des fonctions et devoirs officiels, pourvu que ces dépenses soient jugées raisonnables et appropriées aux circonstances. Ces dépenses doivent :

a. Atteindre un équilibre entre l'économie (les dépenses représentant un usage judicieux des fonds publics) et la proportionnalité (les dépenses reflétant ce qui est habituel pour de telles fonctions);

b. En ce qui concerne les boissons alcoolisées, ne sont pas extravagantes et, en général, n'excèdent pas le coût total du repas. Dans les occasions où du vin est fourni, le gouvernement a pour politique de servir du vin de l'Ontario;

c. Ne pas servir à des réunions où n'est servi que de l'alcool.

12. Le nombre de personnes désignées et autres invités, que la fonction soit commanditée ou non par un ministre ou d'autres personnes, ou par un chef de l'opposition ou d'autres personnes, doit se restreindre à celui nécessaire à cette fonction et doit être limité au minimum.

13. Les dépenses engagées pour exprimer un geste d'hospitalité peuvent également comprendre celles engagées pour le conjoint ou la conjointe (ou le compagnon ou la compagne) de la personne désignée, pourvu que cette personne soit officiellement invitée ou lorsque le protocole exige sa présence.

14. Dans la mesure du possible, il est préférable de privilégier les installations et les ressources appartenant au gouvernement plutôt que celles du secteur privé lorsqu'elles sont jugées appropriées à la fonction.

Déplacements à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Ontario

15. Les personnes désignées ont droit à un remboursement des dépenses engagées pour les repas, l'hébergement et le transport à l'occasion de déplacements survenus dans l'exercice des fonctions et devoirs officiels, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Ontario, à condition que ces dépenses soient jugées raisonnables et appropriées aux circonstances. Les dépenses jugées raisonnables et appropriées doivent :

 En ce qui concerne les repas

a. Être modestes et constituer un usage judicieux des fonds publics.

b. Avoir été engagées à une heure et à un endroit convenant à leurs fins.

c. Exclure tout alcool, sauf si elles ont servi à la manifestation de gestes d'hospitalité, auquel cas ces dépenses et autres dépenses sont régies par les dispositions de ces règles portant sur l'hospitalité.

En ce qui concerne l'hébergement

d. Atteindre un équilibre entre l'économie et

i. Le degré de confort et de fonctionnalité compte tenu du statut de la personne désignée;

ii. L'emplacement commode et sécuritaire du logement choisi.

e. Comprendre les dépenses engagées par le conjoint ou la conjointe (ou le compagnon ou la compagne) de la personne désignée, lorsqu'il est prévu que cette personne participe à l'événement prévu.

f. Exclure l'utilisation de mini-bars, la location de vidéos, l'achat de films à la carte et tout autre divertissement non pertinent à l'exercice des fonctions et devoirs officiels.

En ce qui concerne les déplacements

g. Constituer la forme de déplacement la plus commode et la plus économique (par avion, par train ou sur la route) compte tenu de la destination, de la durée du voyage ou de tout autre élément considéré pertinent.

h. Lorsque l'avion constitue le choix le plus approprié, privilégier la classe économique en général, à moins que le voyage dure plus de cinq heures, auquel cas les personnes désignées peuvent opter pour la classe affaires.

i. Lorsque le train constitue le choix le plus approprié, privilégier le niveau de confort accordé aux membres de l'Assemblée législative en vertu la Loi sur l'Assemblée législative.

j. Lorsque les déplacements sur route constituent le choix le plus approprié et qu'il est impossible d'utiliser un véhicule gouvernemental, représenter le coût de location d'un véhicule ou d'utilisation d'un véhicule personnel, selon l'option la plus économique :

i. Lorsque l'utilisation d'un véhicule de location constitue le choix le plus économique, les dépenses sont remboursées en fonction de la taille du véhicule, laquelle doit être appropriée au nombre d'occupants;

ii. Lorsque l'utilisation d'un véhicule personnel constitue l'option la plus économique, les dépenses sont remboursées selon le barème du gouvernement s'appliquant aux kilomètres parcourus.

Moyens les plus économiques

16. À l'exception des éléments stipulés dans cette partie, les personnes désignées doivent privilégier le choix le plus économique et le plus commode au moment de réserver un billet d'avion ou de train, une chambre d'hôtel ou un véhicule en location.

Services gouvernementaux et fournisseurs désignés

17. Dans la mesure du possible les ministres et autres personnes doivent :

a. Se servir des appareils de téléconférence et de vidéoconférence en vue de réduire les déplacements pour affaires;

b. Recourir aux services de fournisseurs autorisés par le gouvernement, soit les agences de voyage, les répertoires d'hébergement et les programmes de location de véhicules;

c. Établir leur itinéraire en vue d'obtenir le prix le plus économique offert par leur fournisseur.

PARTIE 3 : RÈGLES RÉGISSANT LE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES NON REMBOURSABLES

Dépenses non remboursables

18. Outre les exceptions stipulées à la partie 2, les personnes désignées n'ont pas droit à un remboursement des dépenses engagées pour des achats personnels, à moins qu'ils soient nécessaires à l'exercice des fonctions et devoirs officiels. Sans y être limitées, de telles dépenses englobent :

a. Les dépenses de nature personnelle;

b. Les contraventions pour stationnement et les infractions aux règlements de la circulation;

c. Les événements à caractère social ne constituant pas un geste d'hospitalité tel que décrit à la partie 2.

Dépenses liées au caucus

19. En vertu de ces règles, les ministres, adjoints parlementaires et chefs de l'opposition, en leur qualité de membres de l'Assemblée législative, ainsi que leur personnel respectif, n'ont pas droit à un remboursement des dépenses liées au travail pour le caucus ou occasionnées par du travail dans la circonscription.

20. Les personnes désignées peuvent avoir droit à un remboursement des dépenses liées au travail pour le caucus et occasionnées par du travail dans la circonscription conformément au règlement établi par la Commission de régie interne, en vertu de la Loi sur l'Assemblée législative.

PARTIE 4 : RÈGLES DE PROCÉDURE

Perception des dépenses

21. Dans la mesure du possible, toutes les dépenses engagées par les personnes désignées dans l'exercice de leurs fonctions et devoirs officiels doivent être réglées avec une carte d'entreprise, si on leur en a fourni une à de telles fins.

22. Lorsque cela s'avère impossible en raison de circonstances particulières, ou lorsque la personne désignée ne possède pas de carte d'entreprise, les demandes de remboursement doivent être accompagnées des reçus appropriés.

23. Les cartes d'entreprise ne peuvent servir à régler l'achat d'effets personnels.

Demandes de remboursement

24. Les personnes désignées doivent soumettre toute demande de remboursement de manière uniforme et ordonnée et veiller à joindre ou à conserver les reçus et autres documents à l'appui.

25. Pour que le commissaire à l'intégrité puisse évaluer le caractère raisonnable et approprié des demandes, chaque demande soumise en vue d'obtenir un remboursement doit indiquer, le plus exactement possible, la nature de la dépense ainsi que les circonstances dans lesquelles elle fut engagée.

26. Les personnes désignées doivent conserver deux copies des demandes de remboursement ainsi que les documents à l'appui. Elles doivent aussi tenir un registre des éléments et montants remboursés et :

a. Fournir une copie au président du Conseil de gestion du gouvernement ou au président de l'Assemblée législative, selon le cas, à intervalles leur permettant de respecter leurs obligations en vertu de la Loi;

b. Conserver une copie dans leur cabinet respectif dans l'éventualité où celle-ci s'avérait nécessaire aux fins de vérification ou autre mesure dont l'intention est légitime.

PARTIE 5 : RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Rôle du ministre

27. Le ministre est responsable d'approuver les demandes de remboursement de l'attaché de direction (ou de toute autre personne dont il est fait mention à l'article 28 lorsque cette responsabilité n'incombe pas à l'attaché de direction) et de s'assurer que l'on se conforme à l'ensemble des règles contenues dans ces règles.

Rôle de l'attaché de direction

28. L'attaché de direction d'un ministre, s'il est mandaté par celui-ci, assume les responsabilités suivantes :

a. Approuver les demandes de remboursement du ministre, de l'adjoint parlementaire et du personnel de leur cabinet respectif;

b. S'assurer que les employés du cabinet du ministre et de l'adjoint parlementaire connaissent et respectent ces règles;

c. S'assurer que les demandes de remboursement sont consignées dans les dossiers conformément à ces règles et à toute procédure établie en vue de les appuyer;

d. S'assurer que les copies des demandes de remboursement et les documents à l'appui sont conservés et mis à la disposition d'autrui conformément à ces règles.

Employé chevronné mandaté

29. Le chef de l'opposition doit mandater un employé chevronné qui, au sein de son cabinet, assumera les responsabilités stipulées à l'article 28.

Rôle des chefs de l'opposition

30. Chaque chef de l'opposition est responsable d'approuver les demandes de remboursement des personnes désignées aux termes de la section 29 et de s'assurer que l'on se conforme à l'ensemble de ces règles.

Conservation des pièces

31. Les demandes de remboursement et les documents à l'appui doivent être conservés selon la période de conservation établie par l'archiviste de l'Ontario conformément à la Loi sur les Archives publiques. La personne dont il est fait mention à l'article 28 et mandatée à l'article 29 doit consulter, dans l'ordre, le directeur général de l'administration ou son homologue des Bureaux de l'Assemblée législative pour obtenir plus de renseignements au sujet de la conservation des dossiers.

Copyright © 2017 Office of the Integrity Commissioner.
All Rights Reserved.